Information zu Generalversammlungen, Vorstandssitzungen und Abstimmungen

Nachdem am 16. März 2020 ein Versammlungsverbot in Kraft getreten ist, können Generalversammlungen, Vorstandvorsitzungen und notwendige Abstimmungen nicht wie üblich abgehalten werden. Folgende Informationen sollen als Anhalt für Funktionäre, Vereinsverantwortliche und Mitglieder dienen.

Wie ist mit Sitzungen und statutarisch vorgesehenen Fristen/Wahlen/Versammlungen umzugehen?


Generell sieht Art 35 § 2 Abs. 4 des 4. COVID-19-Gesetzes vor, dass Versammlungen auf einen späteren Zeitpunkt im Jahr 2020 verlegt werden können. Doch einerseits Sitzungen des Leitungsorgans des Verbandes/Vereines (z.B. Vorstandssitzungen) andererseits Versammlungen, die Beschlussfassungen, die das Vereinsgesetz bzw. die Statuten von Verbänden/Vereinen verpflichtend vorsehen (z.B. Wahl eines neuen Vorstandes, weil die Funktionsperiode ausläuft), müssen trotzdem abgehalten werden. Um dies trotz dem bestehenden Versammlungsverbot zu ermöglichen ist in §1 Art 32 2. COVID-2019 Gesetz festgehalten, dass Versammlungen von Organmitgliedern eines Vereins auch ohne physische Anwesenheit der TeilnehmerInnen durchgeführt werden können. Das Bundesministerin für Justiz (BMJ) hat dazu durch Verordnung nähere Regelungen betreffend die Durchführung dieser Versammlungen getroffen, die in folgendem Erlass näher erläutert sind:

Verordnung zur Durchführung gesellschaftrechtlicher Versammlungen (inkl Kommentare)

Diese Regelungen erlauben Verbänden/Vereinen, auch wenn dies die Statuten nicht vorsehen, Sitzungen (z.B. des Vorstandes) oder statutarisch vorgeschriebene Versammlungen (z.B. Generalversammlung) per Videokonferenz abzuhalten. Dies gilt auch, wenn es sich um eine Delegiertenversammlung handelt. In § 2 des oben angeführten Erlasses ist erläutert, wie dabei vorzugehen ist. Sind Videokonferenzen für Sitzungen mit wenigen TeilnehmerInnen (z.B. Vorstandssitzung) eine praktikable Möglichkeit der Interaktion, so können diese mit steigender Anzahl der TeilnehmerInnen (z.B. Generalversammlung) nicht mehr möglich bzw. zweckmäßig sein. Daher sieht die Verordnung vor, dass bei Generalversammlungen der Vorstand für Angelegenheiten, die eine Beschlussfassung durch die Generalversammlung bedürfen (z.B. Wahlen), eine schriftliche Abstimmung anordnen kann. Dies ist auch möglich, wenn die Statuten dies nicht vorsehen. Eine schriftliche Abstimmung kann auch auf elektronischem Weg (z.B. per E-Mail) erfolgen. Wie bei schriftlicher Abstimmung vorzugehen ist, ist in § 4 Abs. 2 bis 4 des Erlasses näher erläutert.

In Anbetracht des damit verbundenen Aufwandes wird empfohlen, die Beschlussfassung auf die Punkte zu beschränken, die keinen Aufschub erlauben (z.B. Wahlen bei Auslaufen der Funktionsperiode des Vorstandes). Die Verordnung tritt rückwirkend mit dem Zeitpunkt des Inkrafttretens des COVID-19-Gesetzes in Kraft. Somit werden auch virtuelle Versammlungen, die zwischen 22.3. und 8.4.2020 stattgefunden haben, nachträglich legalisiert.

 

Vorlage eines Schreibens an Behörden/Bank/sonstige Vertragspartner


Falls Videokonferenzen oder Abstimmungen per Mail nicht möglich sein sollten, empfiehlt es sich Behörden (zB: zuständige Polizeidirektion oder Bezirkshauptmannschaft) oder Banken bei denen Konten gemeldet sind zu kontaktieren und die weitere Vorgehensweise individuell zu besprechen. 

Folgendes Schreiben kann hierzu als Anhalt dienen:

Aufgrund des mit 16. März 2020 in Kraft getretenen Versammlungsverbotes können wir unsere für „XYZ" geplante Generalversammlung/Jahreshauptversammlung nicht abhalten. Alle bisher gewählten Funktionäre und Funktionärinnen behalten Ihre Funktionen. Wir werden die Generalversammlung/Jahreshauptversammlung – sobald es die Gesetzeslage zulässt – nachholen.

Wir bitten um Kenntnisnahme.

(Vereinsmäßig gezeichnet)

 

 

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